Als contentmarketeer ben je niet alleen bezig met wervelende brochureteksten en inhoudelijk interessante en heldere artikelen. Ook het schrijven van aanbestedingen maakt mogelijkerwijs deel uit van je takenpakket. Wat betreft potentiële werkzaamheden die je binnen de contentmarketing kunt gaan uitvoeren, is het schrijven van tenders bij uitstek een vak apart. In welke zin? We leggen het je uit.
Wanneer je een aanbestedingsvraagstuk krijgt voorgeschoteld, kun je als contentmarketeer niet zomaar aan de slag gaan. Een standaard aanpak, zoals je dat bij andere types content wel hebt, is bij een aanbesteding hoogstwaarschijnlijk niet afdoende. ‘Hoezo niet?’ zul je denken.
Totaalplaatje aanbestedingen
Iedere aanbesteding is anders. Het is dus belangrijk om allereerst het totale plaatje in beeld te krijgen. Is het een overheidsdienst die een Europese aanbesteding doet, of niet? Is de partij waarvoor het document wordt geschreven door de aanbestedende partij gevraagd om deel te nemen, of heeft de klant zelf besloten een tender op te stellen? Vragen die bepalen hoe de deelnemende organisatie zelf in het aanbestedingstraject staat, ten opzichte van de partij die jou in de arm neemt om de aanbesteding tekstueel vorm te geven.
Geheimhoudingsplicht
Voor veel aanbestedingstrajecten geldt dat ook jij, als copywriter, een geheimhoudingsverklaring moet ondertekenen, nog voordat je een briefing hebt ontvangen. Niet heel verbazingwekkend: je krijgt bedrijfsinformatie in te zien waar de buitenwereld (nog) niets van mag weten. Ga je voor een aanbieder van werkplekken een aanbesteding schrijven, dan valt dat nog te overzien. Maar neemt een verzekeraar contact met je op, dan snap je dat dit zowel bedrijfsmatig als maatschappelijk gevoelig ligt. Aanbestedingen zijn serious business, mocht het nog niet duidelijk zijn.
To the point
Een aanbesteding is geen roman, so cut the bullshit out. Er zijn in de regel limieten aan het aantal pagina’s gesteld, dus probeer de kostbare ruimte die je hebt optimaal te benutten. Zorg dat je voor je tekst dus wel enkele stijlregels bij de hand houdt. Vermijd bijvoorbeeld volzinnen, want ze maken het verhaal niet duidelijker. Daarnaast doen witregels en bullets het sowieso goed: ze maken een tekst overzichtelijk en makkelijk leesbaar.
Schrijf ook ‘aantoonbaar. ’We doen er alles aan om burn-outs binnen ons werknemersbestand te voorkomen‘ is vaag en algemeen. ‘We verplichten onze werknemers om in het weekend de werktelefoon uit te zetten‘ is een concrete invulling van het eerdere ‘er alles aan doen om…’.
Visueel belang aanbestedingen
Vormgeving speelt een steeds grotere rol binnen aanbestedingen. Natuurlijk, de inhoud moet allereerst fout- en feilloos zijn, maar op vorm kun je je als deelnemer óók laten zien. Waarom steeds een saaie .pdf of .doc en niet bijvoorbeeld een digitaal magazine opmaken? Verschillende partijen tonen dat je met digitale uitgaven een professioneel document op kunt stellen, dat aantrekkelijk is én intuïtief werkt. Foleon (eerder: Instant Magazine) is hier een mooi voorbeeld van. Steeds vaker nemen partijen, naast een contentmarketeer, ook een vormgever in de arm, om een totaalpakket af te kunnen leveren.
